Google Calendar

Sincronización bidireccional de calendario entre Demodesk y Google Calendar para programación, gestión de disponibilidad, importación de reuniones y disparadores automáticos de flujos de preparación.

Cuándo Usar Esta Conexión

Usa esta conexión cuando el usuario:

• Quiere que las reuniones programadas vía Demodesk aparezcan en su Google Calendar
• Necesita que los eventos externos de Google Calendar se importen a Demodesk para la preparación de reuniones con IA
• Quiere sincronización de disponibilidad en tiempo real para evitar dobles reservas entre plataformas
• Necesita configurar qué calendarios se sincronizan y qué reglas de importación aplican
• Quiere que los próximos eventos del calendario activen flujos de preparación de reuniones de Demodesk

Qué Hace Esta Conexión

Guía al usuario a Configuración > Integraciones > Google Calendar en Demodesk en https://demodesk.com/manage/settings/integrations/google-calendar. Haz clic en "Connect Google Calendar" para iniciar el flujo OAuth 2.0 de Google. El usuario inicia sesión con su cuenta de Google y otorga a Demodesk permiso para leer y escribir eventos del calendario. Los alcances OAuth de Google requeridos son acceso de lectura/escritura al calendario — Demodesk no solicita acceso a Gmail u otros servicios de Google.

Después de la autorización, configura la integración:

Selección de Calendario: Los usuarios con múltiples Google Calendars (personal, trabajo, calendarios compartidos de equipo) eligen qué calendarios sincronizar. En la pestaña "Calendars", cada calendario conectado aparece listado con un interruptor. Habilita la sincronización para los calendarios que contengan reuniones externas. Típicamente, este es el calendario principal de trabajo del usuario. Deshabilita la sincronización para calendarios personales o solo internos para evitar importar eventos irrelevantes.

Reglas de Importación: Configura qué eventos de Google Calendar se importan a Demodesk. Las opciones incluyen:

• Todos los eventos con asistentes externos: Importa cualquier evento donde al menos un asistente tenga un dominio de correo diferente al de la organización del usuario. Este es el valor predeterminado recomendado.
• Todos los eventos: Importa todo, incluyendo reuniones internas.
• Eventos que coincidan con un filtro: Importa solo eventos con palabras clave específicas en el título o descripción (ej., "demo", "descubrimiento", "llamada de ventas").

Los eventos importados aparecen en la lista de reuniones de Demodesk con detalles de los asistentes, permitiendo que la preparación de reuniones con IA comience automáticamente.

Disparadores de Preparación de Reuniones: Cuando se importa un evento del calendario, Demodesk puede activar automáticamente un flujo de preparación. Configura esto en "Prep Triggers". Las opciones incluyen: generar un informe de reunión con investigación de asistentes, obtener datos del CRM para el contacto y preparar puntos de conversación basados en la etapa del negocio. Los disparadores se activan un número configurable de horas antes de la reunión (por defecto: 2 horas).

Sincronización de Demodesk al Calendario: Cuando las reuniones se programan a través de los enlaces de programación o el panel de Demodesk, se crea automáticamente un evento en Google Calendar. El evento incluye: título de la reunión, enlace de videoconferencia, agenda si está disponible y cualquier material de preparación adjunto en la descripción. El evento respeta la zona horaria del calendario del usuario.

Verificación de Disponibilidad: Demodesk lee los datos de libre/ocupado de los Google Calendars conectados en tiempo real. Cuando los prospectos usan enlaces de programación, solo se muestran las franjas horarias disponibles. Esto previene dobles reservas entre reuniones programadas por Demodesk y reuniones programadas externamente.

Soporte Multi-Calendario: Los usuarios con múltiples cuentas de Google (ej., un Gmail personal y una cuenta de Google Workspace) pueden conectar cada una por separado. Los calendarios de cada cuenta conectada se gestionan de forma independiente.

Anti-patrón: "Sincronizar Todos los Calendarios Incluyendo el Personal" Sincronizar calendarios personales importa eventos irrelevantes (citas con el dentista, partidos de fútbol de los niños) a la lista de reuniones de Demodesk, saturando la vista y potencialmente activando flujos de preparación de reuniones para eventos no relacionados con ventas. Solo sincroniza calendarios de trabajo que contengan reuniones externas.

Anti-patrón: "Omitir las Reglas de Importación" Importar todos los eventos sin filtrar importa standups internos, reuniones 1:1 y reuniones de equipo a Demodesk. Esto crea ruido y desperdicia recursos de preparación con IA en reuniones que no necesitan investigación de prospectos. Usa la regla de "solo asistentes externos" como punto de partida.

Sincronización de Datos

La sincronización es en tiempo real y bidireccional para eventos. La disponibilidad es de solo lectura desde Google Calendar.

Ejemplos de Prompts

• "Conecta mi Google Calendar a Demodesk"
• "Solo importa eventos del calendario que tengan asistentes externos"
• "Configura la preparación automática de reuniones para que se active 3 horas antes de cada reunión externa"
• "Me están haciendo doble reserva — ayúdame a revisar la configuración de sincronización de mi calendario"