Google Calendar

Bidirektionaler Kalender-Sync zwischen Demodesk und Google Calendar für Terminplanung, Verfügbarkeitsverwaltung, Meeting-Import und automatische Auslösung von Vorbereitungs-Workflows.

Wann diese Verbindung eingesetzt wird

Verwende diese Verbindung, wenn der Nutzer:

• Möchte, dass über Demodesk geplante Meetings in seinem Google Calendar erscheinen
• Externe Google-Calendar-Events in Demodesk für KI-Meeting-Vorbereitung importieren muss
• Echtzeit-Verfügbarkeitssynchronisation wünscht, um Doppelbuchungen plattformübergreifend zu vermeiden
• Konfigurieren muss, welche Kalender synchronisiert werden und welche Importregeln gelten
• Möchte, dass anstehende Kalenderevents Demodesk-Meeting-Vorbereitungs-Workflows auslösen

Was diese Verbindung tut

Leite den Nutzer zu Einstellungen > Integrationen > Google Calendar in Demodesk unter https://demodesk.com/manage/settings/integrations/google-calendar. Klicke auf „Connect Google Calendar", um den Google OAuth 2.0 Flow zu starten. Der Nutzer meldet sich mit seinem Google-Konto an und gewährt Demodesk die Berechtigung, Kalenderevents zu lesen und zu schreiben. Die erforderlichen Google OAuth Scopes sind Kalender-Lese-/Schreibzugriff — Demodesk fordert keinen Zugang zu Gmail oder anderen Google-Diensten an.

Nach der Autorisierung konfiguriere die Integration:

Kalenderauswahl: Nutzer mit mehreren Google Calendars (persönlich, beruflich, geteilte Teamkalender) wählen, welche Kalender synchronisiert werden. Im Tab „Calendars" wird jeder verbundene Kalender mit einem Schalter aufgelistet. Aktiviere den Sync für die Kalender, die externe Meetings enthalten. Typischerweise ist dies der primäre Arbeitskalender des Nutzers. Deaktiviere den Sync für persönliche oder rein interne Kalender, um das Importieren irrelevanter Events zu vermeiden.

Importregeln: Konfiguriere, welche Google-Calendar-Events in Demodesk importiert werden. Optionen sind:

• Alle Events mit externen Teilnehmern: Importiert jedes Event, bei dem mindestens ein Teilnehmer eine E-Mail-Domain hat, die sich von der Organisation des Nutzers unterscheidet. Dies ist der empfohlene Standard.
• Alle Events: Importiert alles, einschließlich interner Meetings.
• Events mit Filterübereinstimmung: Importiere nur Events mit bestimmten Schlüsselwörtern im Titel oder in der Beschreibung (z. B. „Demo", „Discovery", „Sales Call").

Importierte Events erscheinen in der Demodesk-Meeting-Liste mit Teilnehmerdetails, sodass die KI-Meeting-Vorbereitung automatisch starten kann.

Auslöser für Meeting-Vorbereitung: Wenn ein Kalenderevent importiert wird, kann Demodesk automatisch einen Vorbereitungs-Workflow auslösen. Konfiguriere dies unter „Prep Triggers". Optionen sind: Meeting-Briefing mit Teilnehmerrecherche generieren, CRM-Daten für den Kontakt abrufen und Gesprächspunkte basierend auf der Deal-Phase vorbereiten. Auslöser werden eine konfigurierbare Anzahl von Stunden vor dem Meeting ausgelöst (Standard: 2 Stunden).

Demodesk-zu-Kalender-Sync: Wenn Meetings über Demodesk-Terminplanungslinks oder das Dashboard geplant werden, wird automatisch ein Google-Calendar-Event erstellt. Das Event enthält: Meeting-Titel, Videokonferenz-Link, Agenda falls verfügbar und etwaige angehängte Vorbereitungsmaterialien in der Beschreibung. Das Event berücksichtigt die Kalender-Zeitzone des Nutzers.

Verfügbarkeitsprüfung: Demodesk liest Frei/Belegt-Daten von verbundenen Google Calendars in Echtzeit. Wenn Interessenten Terminplanungslinks verwenden, werden nur verfügbare Zeitfenster angezeigt. Dies verhindert Doppelbuchungen zwischen Demodesk-geplanten und extern geplanten Meetings.

Multi-Kalender-Unterstützung: Nutzer mit mehreren Google-Konten (z. B. ein persönliches Gmail und ein Google-Workspace-Konto) können jedes separat verbinden. Die Kalender jedes verbundenen Kontos werden unabhängig verwaltet.

Anti-Pattern: „Alle Kalender inklusive persönlicher synchronisieren" Das Synchronisieren persönlicher Kalender importiert irrelevante Events (Zahnarzttermine, Kinderfußballspiele) in die Demodesk-Meeting-Liste, überfrachtet die Ansicht und löst möglicherweise Meeting-Vorbereitungs-Workflows für nicht-vertriebsrelevante Events aus. Synchronisiere nur Arbeitskalender, die externe Meetings enthalten.

Anti-Pattern: „Importregeln überspringen" Alle Events ohne Filterung zu importieren, importiert interne Standups, 1:1s und Team-Meetings in Demodesk. Dies erzeugt Rauschen und verschwendet KI-Vorbereitungsressourcen für Meetings, die keine Interessentenrecherche benötigen. Verwende die Regel „nur externe Teilnehmer" als Ausgangspunkt.

Datensynchronisation

Der Sync ist in Echtzeit und bidirektional für Events. Verfügbarkeit wird nur lesend von Google Calendar abgefragt.

Beispiel-Prompts

• „Verbinde meinen Google Calendar mit Demodesk"
• „Importiere nur Kalenderevents, die externe Teilnehmer haben"
• „Richte automatische Meeting-Vorbereitung ein, die 3 Stunden vor jedem externen Meeting auslöst"
• „Ich werde doppelt gebucht — hilf mir, meine Kalender-Sync-Einstellungen zu prüfen"